Disporre dei dati identificativi dei condomini e dei rispettivi millesimi, risulta uno degli elementi fondamentali per una gestione informatizzata ottimale. Con riferimento alla presente trattazione quindi, oltre a rappresentare una necessità finalizzata alla ripartizione delle spese condominiali, disporre dei dati identificativi dei condomini e dei rispettivi millesimi costituisce un vero e proprio obbligo per l’amministratore, espressamente previsto dall’ art. 1130 p.6 c.c.
Il codice civile, indica tra le attribuzioni dell’amministratore, la tenuta di un apposito “Registro Anagrafico”, predisposto allo scopo di cui appena detto.
In particolare, il punto 6 del citato articolo stabilisce che l’amministratore deve:
“ curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni.
L’Amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili ”.

Secondo quanto detto, tra i dati fondamentali della gestione vi ritroviamo tutte le operazioni contabili. In particolare, ai sensi dell’art. 1130 p. 7 l’amministratore deve provvedere ad annotare entro 30 giorni dalla data di esecuzione dell’operazione,
i singoli movimenti in entrata ed in uscita nel registro di contabilità, rispettandone l’ordine cronologico.
Tale registro, può tenersi anche con modalità informatizzate. L’informatizzazione della gestione della contabilità
condominiale attraverso specifici software, consente di velocizzare l’acquisizione delle risultanze contabili, potendo disporre di più dati simultaneamente.
Le rilevazioni devono essere analitiche, con inizio numerazione alla stessa data di inizio della gestione e devono essere effettuate secondo il principio di cassa, quindi alla data del pagamento o dell’incasso.
Al termine della gestione per imputare le spese di competenza saranno registrate le spese con il debito verso il fornitore o l’apertura del fondo di accantonamento.
Ogni singola registrazione deve potersi contraddistinguere per i seguenti dati:
• numero della registrazione;
• data;
• descrizione dell’operazione unitamente all’indicazione della modalità di pagamento oppure dell’incasso;
• importo;
• conto di transito sia per le entrate che per le uscite;
• soggetto destinatario del pagamento oppure che ha effettuato il versamento.
Oltre all’inserimento di tutti i dati dei condomini con i rispettivi millesimi, come premesso ad inizio paragrafo, la gestione informatizzata presuppone anche l’inserimento di ulteriori dati, tra cui il piano dei conti utilizzati per le spese, i dati del conto corrente utilizzato, i dati dei fornitori del condominio, i criteri di ripartizione, i fondi ed il preventivo di gestione, la cui ripartizione in millesimi determinerà le quote dovute da ciascun condomino.
La registrazione dei movimenti dovrà rispettare le causali ed i conti definiti in precedenza ai fini della corretta contabilizzazione delle singole voci.